TCOG ONDERSTEUNT HANS BOODT MANNEQUINS

Hans Boodt Mannequins levert tailormade etalagefiguren aan zowel middensegment winkelketens als individuele retailers. De mannequins worden – met behulp van partners – over de hele wereld verkocht. TCOG voorziet in een IT-oplossing waarmee het bedrijf niet alleen eenduidigheid van data, maar ook een hogere servicegraad kan realiseren.

Door jarenlange ervaring in het ontwerpen van winkelconcepten en etalages weet Hans Boodt Mannequins als geen ander waar een etalagefiguur aan hoort te voldoen. Het bedrijf, dat in 1978 begon als klein etalagebureau, creëert eigen collecties hoogwaardige mannequinpoppen die wereldwijd worden verkocht. Voorheen maakte Hans Boodt gebruik van een IT-systeem dat niet specifiek gericht was op de fashionbranche. “We kwamen vrij snel tot de conclusie dat dit een te mager pakket was, met beperkte mogelijkheden voor grote bedrijven”, vertelt Hans van Meerten, financieel manager bij Hans Boodt Mannequins. “Onze uitdaging is dat we, naast een Nederlandse, ook een internationale BV hebben. Die werken beide vanuit één logistiek centrum. Om die reden hadden we behoefte aan een ERP-systeem met een internationaal karakter dat niet te ingewikkeld is voor de gebruiker.”

Inhaalslag op IT-gebied

Na meerdere pakketten te hebben vergeleken kwam Hans Boodt Mannequins uit bij TCOG. Met itSuitsFashion, een op Microsoft Dynamics NAV gebaseerde retailoplossing kunnen alle bedrijfsprocessen vanuit één logistiek bedrijf worden beheerd. Die gestroomlijnde werkwijze is volgens Van Meerten uniek. “De huidige technologie biedt veel mogelijkheden en innoveren op IT-gebied stond bij ons al jaren hoog op de agenda. Maar doordat we sinds 2002 snel zijn gegroeid, hebben we geen tijd gehad om dergelijke vernieuwingen door te voeren. Dankzij de samenwerking met TCOG staan onze toekomstplannen inmiddels in de grondverf: we hebben een tweejarenplan opgesteld waarbij er projectmatig telkens nieuwe oplossingen aan het huidige systeem zullen worden toegevoegd. De eerste update zal nog voor de zomer plaatsvinden.”

Expansie in het buitenland

Een unique selling point is dat Hans Boodt Mannequins tailormade etalagefiguren levert. Klanten kunnen alle verschillende onderdelen zelf samenstellen, van het type basisfiguur tot de glasplaat. Dit brede aanpassingspalet is tegelijkertijd ook de moeilijkheidsfactor, want maatwerk is lastig te standaardiseren. Een grote meerwaarde is dat klanten door de oplossing van TCOG zelfvoorzienend zijn in het bestellen van hun ideale etalagefiguren. “We werken steeds vaker samen met buitenlandse partners”, vertelt Van Meerten. “Zo kregen we onlangs een grote bestelling mannequins voor de Mexicaanse markt. Het feit dat onze partner in de toekomst rechtstreeks kan inloggen in ons systeem voor het plaatsen van de order, levert een grote arbeidsbesparing op. Daarbij wordt de kans op fouten geminimaliseerd, met name bij samengestelde artikelen.”

Eenduidigheid van data

Aan de nieuwe versie van itSuitsFashion zal ook een CRM-module worden gekoppeld waarmee Hans Boodt Mannequins zijn klantenportefeuille beter kan beheren. Alle documenten worden op één centrale plek aangemaakt en dit portaal communiceert met andere programma’s zoals Outlook en Excel. Van Meerten: “Het grote voordeel hiervan is dat bestanden voor meerdere gebruikers beschikbaar zijn en makkelijker gedeeld kunnen worden. Voorheen moesten orders naar verschillende mensen gemaild worden. Nu maken partners, leveranciers en externe medewerkers in het buitenland gebruik van dezelfde data.” Ook de marketingafdeling gaat met  itSuitsFashion werken voor het beheren van potentiële klanten. Deze prospects kunnen eenvoudig worden omgezet in een klantstatus waarna ook de facturatie overzichtelijk is.

Hogere servicegraad

Een andere grote verbetering is dat alle orders automatisch ingeboekt gaan worden en er gebruik gaat worden gemaakt van scanfaciliteiten. Dit scheelt een hoop tijd waardoor er ruimte overblijft voor de aftersales. “Onze binnendienstmedewerkers houden meer tijd over voor het contact met klanten, om maar een voorbeeld te noemen”, legt Van Meerten uit. “Hierdoor zijn zij in staat om goed naar de klant te luisteren, mee te denken en te helpen waar nodig. Zo kunnen we een aanzienlijk hogere servicegraad leveren. Hetzelfde geldt voor onze inkoopafdeling.” Waar Hans Boodt Mannequins in het verleden met meerdere systemen werkte, wordt itSuitsFashion nu leidend. Het systeem is volgens Van Meerten de backbone van de organisatie.

Meer ruimte voor creativiteit

Mede dankzij de samenwerking met TCOG heeft Hans Boodt Mannequins een forse groei gerealiseerd. “We willen echter niet groeien in het aantal medewerkers, maar qua omgeving. Door processen te stroomlijnen voorkomen we dat onze specialisten routinematig werk uitvoeren. Ons doel is juist om met het huidige aantal mensen meer werk te verrichten, zodat er ruimte overblijft voor creativiteit.” Deze ambitie sluit goed aan bij de visie van TCOG. Het bedrijf is meer dan een IT-leverancier. Van Meerten: “Het is een volwaardige partner met een langetermijnvisie en echte fashionspecialisten aan boord. Die stabiele factor is belangrijk voor ons, net als de pragmatische werkwijze. Als we vandaag iets verzinnen, kan TCOG dat bij wijze van spreken morgen al realiseren. In de modewereld is deze hands-on mentaliteit goud waard.”

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Rembrandt Kuijpers via +31(0)6 1321 3177.