De nadelen van een verouderd ERP systeem in de modebranche

Als u actief bent in een dynamische en veranderlijke branche als de modewereld, is het belangrijk dat u over de digitale middelen beschikt om mee te gaan met alle actuele ontwikkelingen en trends. Een geavanceerd en volledig up-to-date ERP systeem is een belangrijke voorwaarde voor continue ontwikkeling en verbetering in het moderne digitale tijdperk.

Blijven werken met een oude of gedateerde ERP oplossing brengt nadelen en beperkingen met zich mee op het vlak van operationele efficiëntie, klanttevredenheid en concurrentiepositie. Zonder ERP modernisering wordt het een enorm lastig verhaal om te voldoen aan de eisen die moderne klanten stellen aan een fashion retailer.

Een verouderde ERP: de nadelen op een rij

In dit blogartikel zetten we de belangrijkste nadelen van een verouderd ERP systeem op een rij en tonen we waarom een modern digitaal landschap essentieel is voor succes in de mode-industrie van de 21ste-eeuw.

1. Inefficiëntie

Veel verouderde systemen werken nog op basis van handmatige invoer. Gebruikers moeten data stap voor stap en op een omslachtige manier invoeren of verplaatsen van het ene naar het andere systeem. Door het ontbreken van goede koppelingen tussen applicaties, systemen en databronnen, zijn processen als datacollectie en -analyse tijd- en arbeidsintensief, maar ook bijzonder foutgevoelig. Daarnaast leidt deze inefficiëntie in processen ertoe dat er meer medewerkers nodig zijn om het werk te doen. Hierdoor wordt uw organisatie minder schaalbaar, wat nadelige gevolgen heeft voor de winstgevendheid.

2. Gebrek aan integratie

Stel dat u de collectie uitbreidt met een nieuw kledingstuk dat enorm populair is en snel uitverkoopt, dan biedt dit een geweldige kans om de verkoopcijfers en omzet een flinke boost te geven!

Maar als u duizenden orders binnen krijgt, is het wel zo handig om in realtime te weten wat u mag en kunt verkopen. Niets is zo pijnlijk als een bestelling aannemen om vervolgens toch ‘nee’ aan een klant te moeten verkopen omdat u niet meer genoeg items op voorraad heeft.

Oudere ERP’s scoren vaak slecht op het gebied van connectiviteit. Ze bieden geen of slechts beperkte realtime integratiemogelijkheden met moderne technologieën of platforms. Denk bijvoorbeeld aan e-commerce oplossingen, fulfillment partners of marketplaces. Al deze zaken heeft u wel nodig om de omnichannelervaring (uniforme kwaliteit en gemak via alle kanalen) aan te bieden waar de moderne klant naar op zoek is. 

Tot slot leidt een gebrekkige integratie vaak tot datasilo’s, waardoor alle informatie versnipperd en verspreid raakt over verschillende systemen. Dit resulteert in een beperkt inzicht in cruciale data, waardoor u als bedrijf onvoldoende grip heeft op processen en waardevolle kansen misloopt. In plaats van strategisch te analyseren en snel te reageren op basis van data, zijn medewerkers voornamelijk bezig met het tijdrovende verzamelen en combineren van informatie. Dit staat haaks op het doel van Business Intelligence, waarbij juist het omgekeerde zou moeten gebeuren: 90% van de tijd besteden aan het reageren en slechts 10% aan het vergaren van gegevens. Door de huidige werkwijze blijft de kracht van data onbenut en verliest u het concurrentievoordeel dat BI zou kunnen bieden.

3. Beperkte functionaliteit

Bij een verouderde ERP is er meestal sprake van ontbrekende functionaliteiten. Het is tevergeefs zoeken naar cruciale features voor het moderne modebedrijf, zoals geavanceerde data-analyse, aanbevelingen op basis van AI en geautomatiseerde processen. Ook het aansluiten van een modern customer experience platform zoals dat van onze partner Voyado is soms niet mogelijk. Zonde, want zo mist u de mogelijkheid om met inspirerende loyaltycampagnes de klantervaring naar het volgende niveau te tillen. 

Een gebrek aan schaalbaarheid is een andere achilleshiel van verouderde ERP systemen. U mist de flexibiliteit van een modern softwareplatform als u wilt uitbreiden naar andere landen, meer winkels wilt openen of wilt gaan verkopen op andere kanalen. Een goed voorbeeld van het laatste zijn de steeds populairder wordende marketplaces. Die bieden namelijk een groot bereik en veel exposure tegen relatief lage investeringen. Bij een verouderde ERP draait vernieuwen uit op lang wachten op een nieuwe functionaliteit, wat veel tijd kost en de frustratie voedt.

4. Kosten

Het onderhouden en draaiend houden van een verouderde ERP oplossing kan om verschillende redenen in de kosten lopen. Ten eerste vereist maatwerk dat jaren geleden is ontwikkeld vaak complexe en dure aanpassingen wanneer uw bedrijfsprocessen veranderen. Dit maatwerk zorgt er ook voor dat standaard updates en integraties vaak niet werken, waardoor u opnieuw afhankelijk bent van dure, op maat gemaakte oplossingen. Daarnaast moeten de servers of hostinginfrastructuur vaak worden bijgewerkt of behouden, wat resulteert in hoge kosten, vooral omdat verouderde technologie vaak inefficiënt werkt en meer middelen verbruikt.

Een ander belangrijk kostenaspect is het inhuren van gespecialiseerde consultants. Aangezien steeds minder professionals kennis hebben van de verouderde programmeertalen of systemen, stijgen hun tarieven aanzienlijk. Deze consultants zijn vaak de enigen die in staat zijn om het systeem te onderhouden, aan te passen of te repareren. Daarnaast moet u voor elke doorontwikkeling en nieuwe functionaliteit, die bij moderne systemen vaak standaard zijn inbegrepen, zelf opdraaien voor de kosten.

Verder leidt het gebruik van verouderde ERP systemen tot inefficiënties in data-analyse. Het ontbreekt aan moderne tools die nodig zijn om data eenvoudig te integreren en te analyseren, wat betekent dat extra tijd en middelen moeten worden besteed aan handmatige dataverwerking. Hierdoor mist u de voordelen van geavanceerde Business Intelligence (BI)-oplossingen die snel en inzichtelijk reageren op basis van data.

5. Beperkte datamogelijkheden

Data zijn ook in de modewereld het nieuwe goud. Ze geven u volop mogelijkheden om de belevingswereld van klanten te verkennen en te duiden welke bestel- en productvoorkeuren mensen hebben. Het probleem van oudere systemen is dat ze zelden zeer beperkte mogelijkheden bieden voor data-analyse. Dit maakt het lastig om inzichten te verkrijgen die helpen bij het nemen van strategische beslissingen. Het gebrek aan snelle en accurate data-inzichten zorgt ervoor dat u niet tijdig kunt reageren op interne of externe ontwikkelingen, wat uw concurrentiepositie verzwakt. In tegenstelling tot moderne, data-gedreven bedrijven die door middel van geautomatiseerde processen kunnen groeien, blijft u achter doordat strategische beslissingen te lang op zich laten wachten.

6. Veiligheidsrisico’s

Verouderde ERP oplossingen beschikken vaak niet over de nieuwste beveiligingstechnologieën en -updates, wat u kwetsbaarder maakt voor cyberaanvallen en datalekken—gevaren die continu op de loer liggen in het digitale universum. Daarnaast ontstaan er compliancevraagstukken. Zo kan het moeilijker zijn om te voldoen aan de steeds strengere regelgeving en branchenormen voor databescherming, kwaliteitsmanagement en privacybescherming.

Een concreet voorbeeld is het gebruik van elektronische facturatie via het PEPPOL-netwerk. Moderne ERP systemen die PEPPOL ondersteunen, helpen bedrijven om te voldoen aan deze regelgeving door automatisch de juiste documentformaten en communicatiemethoden te gebruiken. Verouderde systemen daarentegen missen vaak deze functionaliteit, wat kan leiden tot niet-naleving, hoge boetes en aanzienlijke reputatieschade.

7. Klanttevredenheid

Een verouderd ERP systeem kan de bottleneck van een goede klantervaring zijn. Vertragingen bij het uitleveren van bestellingen? Fouten bij het verwerken van orders of weergeven van actuele voorraden? Het zijn zaken die u strafpunten opleveren op marketplaces en de klantloyaliteit verminderen. Een gebrek aan geïntegreerde klantgegevens maakt van het personaliseren van marketingcampagnes en de klantenservice een lastig te realiseren mammoetklus.

ERP moderniseren? Zo helpt TCOG

Het moderniseren van uw ERP systeem of overstappen op een ander, moderner systeem verhelpt vaak de bovengenoemde problemen. Een modern en toekomstbestendig ERP systeem zoals Microsoft Dynamics 365 Business Central, zorgt voor efficiëntere en beter geïntegreerde processen, meer mogelijkheden voor grootschalige en professionele data-analyse en een betere IT-beveiliging. Allemaal goed nieuws voor uw operationele efficiëntie en de klanttevredenheid!

TCOG helpt bedrijven uit de modebranche graag bij het moderniseren van hun ERP-  en IT-landschap. Met Business Central, volgens Forbes momenteel het beste en uitgebreidste ERP pakket op de markt, krijgt u bijvoorbeeld complete functionaliteit in één geïntegreerd systeem. Business Central is bij ons bovendien uit te breiden met LS Central van LS Retail, itSuitsFashion 365 en een divers gamma aan applicaties in Microsoft AppSource. Daarnaast werken we samen met diverse toonaangevende fulfillmentpartijen in de modebranche.

Onze focus ligt op standaardoplossingen, terwijl we tegelijkertijd veel investeren in de beste en meest praktische technologie. Daarnaast zijn we een van de weinige Trusted Microsoft-partners in Nederland en België met een sterke focus op en specialistische kennis van de modebranche. Door de diepte en spreiding van kennis binnen onze organisatie en de positie van Microsoft als technologische trendsetter, bent u bovendien verzekerd van continuïteit.

Meer weten?

Wilt u meer weten over de mogelijkheden die een geavanceerd en toekomstbestendig ERP systeem biedt? Neem contact met ons op of vraag een gratis adviesgesprek aan.