E-facturatie in Belgie

Wat is e-facturatie? 

E‑facturatie is een belangrijk onderdeel binnen het ViDA‑initiatief (VAT in the Digital Age) van de Europese Commissie. Het draait om het digitaal versturen, ontvangen en verwerken van elektronische facturen. Deze facturen worden altijd opgebouwd in een gestandaardiseerd format, zoals UBL, en rechtstreeks uitgewisseld tussen boekhoud- of ERP‑systemen. Hierdoor kunnen organisaties facturen automatisch verwerken, zonder handmatig werk.

Klinkt complex, maar in de praktijk is het verrassend eenvoudig. Een e‑factuur is simpelweg een digitaal bestand dat van het ene systeem naar het andere wordt verzonden en automatisch wordt ingelezen. Door te werken met erkende standaarden en netwerken zoals Peppol bent u direct klaar voor veilig en compliant facturatieverkeer. Zo legt u een toekomstbestendige basis voor volledig digitale facturatieprocessen.

De huidige verplichtingen in Belgie

In België bent u vanaf 1 januari 2026 verplicht om e‑facturen te verzenden en te ontvangen voor alle binnenlandse B2B‑transacties tussen btw‑plichtige ondernemingen. Deze facturen moeten worden uitgewisseld als gestructureerde elektronische facturen volgens de EN 16931‑norm, via het Peppol‑netwerk. Pdf‑facturen per e‑mail worden vanaf dat moment niet langer gezien als rechtsgeldige B2B‑facturen.

De verplichting geldt wanneer zowel u als uw klant over een Belgisch btw‑nummer beschikken. Voor B2C‑facturen verandert er niets. Voor facturatie aan de overheid (B2G) bestaat al een aparte verplichting: bij overheidsopdrachten gepubliceerd na 1 maart 2024 moet u e‑facturen aanleveren.

Daarnaast voorziet de Belgische overheid een tolerantieperiode van drie maanden (januari t/m maart 2026). In deze periode worden geen boetes opgelegd, mits u kunt aantonen dat u zich tijdig heeft voorbereid op de nieuwe wetgeving.

Voordelen voor retailers en groothandels

E‑facturatie biedt retailers en groothandels directe voordelen. Door facturen in een gestandaardiseerd formaat digitaal uit te wisselen, worden ze automatisch verwerkt in uw systeem. Dit vermindert handmatig werk, verkleint de foutkans en verlaagt de administratieve lasten. Daarnaast krijgt u sneller inzicht in uw financiële stromen, wat helpt bij betere beslissingen rondom inkoop, voorraad en cashflow. Ook in de samenwerking met leveranciers werkt u efficiënter: facturen worden uniform aangeleverd, correctierondes nemen af en processen verlopen voorspelbaarder. Zo legt u een stevige basis voor een toekomstbestendige en schaalbare financiële keten.

E-facturatie binnen Microsoft Dynamics 365

E‑facturatie in Microsoft Dynamics 365 maakt het uitwisselen van elektronische facturen eenvoudig en volledig gestandaardiseerd. In zowel Business Central kunt u e‑facturen automatisch genereren, verzenden en verwerken via erkende Peppol‑koppelingen. Dat zorgt voor minder handmatige handelingen, minder fouten en een efficiënter facturatieproces. Dankzij ingebouwde functionaliteit en uitbreidbare apps werkt u altijd met de juiste formaten, sluit u aan op internationale standaarden en bent u voorbereid op toekomstige verplichtingen, zoals de invoering van verplichte e‑facturatie vanaf 2026. Zo legt u een toekomstbestendige basis voor veilige, uniforme en compliant financiële processen.

Hoe TCOG bedrijven ondersteunt 

TCOG ondersteunt u bij een soepele overstap naar e‑facturatie. We helpen u bij het instellen van de juiste standaarden, de koppeling met het Peppol‑netwerk en een optimale inrichting binnen Microsoft Dynamics 365 Business Central. Daarnaast zorgen we dat uw processen naadloos aansluiten op automatische verwerking, zodat u efficiënt, veilig en volledig volgens de geldende en toekomstige wet‑ en regelgeving werkt. Zo maakt u zonder complexiteit de stap naar een toekomstbestendige facturatieomgeving.

Checklist: Klaar voor e-facturatie? 

Met deze korte checklist ziet u in één oogopslag of uw organisatie klaar is voor e‑facturatie:

• Werkt u met gestandaardiseerde formaten?
  Bijvoorbeeld UBL of Peppol BIS voor automatische verwerking.
• Is uw ERP gekoppeld aan het Peppol‑netwerk?
  Via een erkend Access Point voor veilig verzenden en ontvangen.
• Zijn uw processen ingericht voor automatische verwerking?
  Denk aan correcte data, workflows en aansluiting op AP/AR‑processen.
• Ondersteunt uw Dynamics‑omgeving e‑facturatie?
  Business Central en F&O bieden standaard functionaliteit en uitbreidbare apps.
• Bent u voorbereid op nieuwe wet‑ en regelgeving?
  Zoals de aankomende e‑facturatieverplichtingen in België en toekomstige EU‑richtlijnen.

Hoe meer vragen u met ‘ja’ kunt beantwoorden, hoe dichter u bij een volledig digitale facturatieomgeving bent.

Neem contact op met TCOG
Heeft u vragen over e‑facturatie of wilt u weten wat dit voor uw organisatie betekent? Ons team staat klaar om u verder te helpen. Neem gerust contact met ons op, we denken graag met u mee.