Eurotuin maakt grote stap voorwaarts met Business Central

Het Belgische tuincentrum Eurotuin zocht een ERP oplossing die processen kon vereenvoudigen, fouten kon verminderen en geïntegreerd kon worden met de systemen en processen van de AVEVE-winkels. Met meer dan 230 winkels verspreid over het land beschikt AVEVE als bestaande klant van TCOG al over een robuust en flexibel systeem om hun bedrijfsprocessen te ondersteunen.

Bekend als een toonaangevende leverancier in de agrarische en tuinbouwsector, streefde ze naar een systeem dat niet alleen de operationele efficiëntie zou verhogen, maar ook een superieure klantervaring zou bieden in al haar vestigingen. De keuze viel op Microsoft Dynamics 365 Business Central, verrijkt met de krachtige Retailsuite van LS Retail, een bewezen combinatie die beloofde om aan hun complexe eisen te voldoen.

Ze vonden in TCOG een partner die de kennis en ervaring had om aan al hun wensen te voldoen. Hoe dat is verlopen? Dat leest u in deze case study.

Het tuincentrum waar ideeën bloeien

Eurotuin is met vestigingen in Deinze, Merelbeke en Ophasselt een van de grootste tuincentra in de regio Oost-Vlaanderen. Mensen vinden er alles voor binnen en buiten, van de mooiste decoraties voor het interieur tot de leukste bloembakken voor in de tuin. En van de kleurrijkste bloemen tot voeding en speelgoed voor huisdieren.

Of u nu groene vingers heeft of op zoek bent naar de mooiste accessoires voor uw tuin of huiskamer: de medewerkers van Eurotuin maken mensen graag gelukkig en maken van elk winkelbezoek een echte beleving. Eurotuin is daarnaast onderdeel van Arvesta, de grootste fullservicepartner van de boer en tuinier.

Van maatwerk naar meer overzicht

Eurotuin gebruikte ERP software die sterk leunde op maatwerk. “Het oude systeem had de nodige nadelen. Veel stappen waren best ingewikkeld, aanpassingen doorvoeren was lastig en we hadden te weinig inzicht in processen. Tegelijkertijd kon veel in het systeem gedaan worden zonder controles, wat de kans op fouten vergrootte”, vertelt Annelien Vierstraete, manager bij Eurotuin.

Tijd dus om het bestaande systeem kritisch onder de loep te nemen en te kijken naar alternatieven voor het beter stroomlijnen van processen. “Wat er precies nodig is voor het ontwikkelen en verkopen, verschilt vaak niet zoveel binnen de verschillende takken van de retail. We hebben verschillende opties bekeken en zijn uiteindelijk uitgekomen bij Business Central. We hebben Microsoft Dynamics 365 Business Central grondig verkend en vonden veel van onze wensen erin terug. Daarnaast is het vanuit het oogpunt van integratie fijn om binnen de hele Arvesta Group met dezelfde kassasoftware te werken. Business Central bood die mogelijkheid”, legt Annelien uit.

Vertrouwde partner

De volgende stap was het zoeken van de geschikte partner voor het ontwikkelen, in gebruik nemen en adopteren van de nieuwe ERP oplossing. Volgens Annelien was de keuze voor TCOG een logische: “TCOG had al de roll-out bij AVEVE verzorgd en kende onze groep dus goed. De IT-teams van AVEVE waren bovendien zeer tevreden over de samenwerking. TCOG zat van meet af aan dicht op de bal. Ze waren aanwezig bij de kickoff-meeting en zijn bij Eurotuin komen kijken om een goed beeld te krijgen van de winkels en al onze interne processen. Ze kwamen ook al snel met oplossingen voor unieke processen binnen Eurotuin die verschillen van die van AVEVE. Denk bijvoorbeeld aan de digitale cadeaubonnen.”

Veranderen en verbeteren vanaf scratch

Het werken aan een nieuwe en verbeterde ERP oplossing begon grotendeels from scratch. “Het systeem is compleet getransformeerd. Denk aan een andere kassawerking, nieuwe scanapparatuur en een veranderde bestelwijze. Ondanks al die wijzigingen, went de nieuwe werkwijze snel. Alles is intuïtief en veel handelingen en processtappen waren gelijk makkelijker dan in de oude situatie het geval was. Zo heeft dit systeem grotere knoppen met duidelijke kleurverschillen, waardoor eigenlijk weinig verkeerd gedaan kan worden”, aldus Annelien.

Andere voordelen en verworvenheden van de nieuwe ERP oplossing zijn:

Meer controlemechanismen en -mogelijkheden. Voor veel vervolgstappen, handelingen of accorderingen is bovendien een tweede goedkeuring in de backoffice nodig. Het systeem rekent bijvoorbeeld automatisch uit of de franco is bereikt. Meer controles zorgen voor een hoger percentage first time right.
De goederenontvangst verloopt efficiënter en nauwkeuriger. Het systeem geeft meteen en automatisch eventuele verschillen aan tussen bestelde en ontvangen aantallen (ook bij kleine hoeveelheden) en zet die informatie door naar de backoffice. Waar het vroeger weken of maanden kon duren voordat Eurotuin kleine verschillen opmerkte en in de backoffice aanpaste, gebeurt dat nu meteen.
Business Central helpt Eurotuin bij het terugdringen van fouten tijdens het wisselen van geld. Het rekent exact uit wat er van de kassalades naar de kluis en vice versa moet.

Soepelere samenwerking en goede nazorg

Annelien is niet alleen blij met het bereikte resultaat, maar ook zeer te spreken over de samenwerking tussen Eurotuin en TCOG. “Het is een belangrijk pluspunt dat TCOG op locatie komt en echt de moeite neemt om onze processen te begrijpen en te doorgronden. Dankzij wekelijkse statusmeetings weten we doorlopend hoe de zaken er ontwikkelingstechnisch voorstaan. Op die manier creëren we veel makkelijker een oplossing die aansluit op de dagelijkse werkpraktijk en de specifieke uitdagingen waar medewerkers mee te maken krijgen.

Ook de nazorg is uitstekend. We kunnen altijd bij TCOG terecht voor vragen, terwijl ze ook veel aandacht en tijd vrijmaken voor trainingen, herhalingsmomenten en adoptie zodat iedereen snel met de nieuwe ERP oplossing uit de voeten kan. Wat wij ook als zeer positief ervaren zijn de dedicated teams waar TCOG mee werkt. We zien en spreken steeds dezelfde mensen bij een project en hoeven dus niet steeds opnieuw te beginnen of zaken opnieuw uit te leggen aan nieuwe mensen. Tot slot heeft TCOG ook een bedrijfscultuur die prima past bij de onze.”

Snelle adoptie

De adoptie van de nieuwe ERP oplossing en werkwijzen binnen Eurotuin verliep vrij vlot. In januari van dit jaar ging het nieuwe systeem live. Omdat dit een drukke periode is voor het tuincentrum, startten de eerste testcases en opleidingen al halverwege november. “Leren door te doen werkt prima. Samen met dat extra stukje bewustwording, is het ons gelukt om mensen snel mee te krijgen, de evidente voordelen van het nieuwe systeem goed voor het voetlicht te brengen en gelijk te gaan verkopen”, besluit Annelien.

Naar het volgende niveau met een geavanceerde ERP

Met een modern en geavanceerd ERP systeem tillen tuincentra hun dienstverlening naar het volgende niveau. Beter lopende processen, een efficiënter voorraadbeheer, meer personalisatie, betere data-inzichten en een persoonlijkere interactie met de klant zorgen ervoor dat ze het beste halen uit alle verkoopmogelijkheden, zowel fysiek als online.

Over TCOG

TCOG is Trusted Microsoft ERP partner en volledig gespecialiseerd in het begeleiden van klanten in de fashion, retail, hospitality en industry. Met meer dan honderd toegewijde en kennisrijke collega’s leveren we krachtige softwareoplossingen voor ERP, business intelligence, integraties en CRM-oplossingen aan verschillende klanten in de Benelux.

Wilt u meer weten over de voordelen van een moderne ERP voor tuincentra? Bent u benieuwd wat wij voor u kunnen betekenen? Neem dan zeker contact met ons op.

Chiara

Chiara werkt sinds 2013 als Marketing & Event Consultant voor TCOG. Zij is werkzaam vanuit het hoofdkantoor in Turnhout, België. Haar grafische achtergrond komt goed van pas in de veelzijdige marketing rol die zij bij TCOG uitoefent, en het is net dat wat haar job zo uitdagend maakt!