Eenvoudig onkosten declareren met Continia Expense Management

(Publireportage) Kosten besparen, tijd winnen, fouten vermijden en zorgeloos je onkostenbewijslast voor de belastingcontrole klaarzetten: dat zijn de voordelen van de toepassing Continia Expense Management, door TCOG naadloos geïntegreerd in Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Logische toevoeging

Voor steeds meer retailers implementeert de Trusted Microsoft ERP Partner TCOG het ERP systeem Microsoft Dynamics 365 Business Central, waaraan de retailfunctionaliteiten van LS Retail worden toegevoegd. Daarbovenop voorziet softwareleverancier Continia tal van gebruiksvriendelijke oplossingen voor financiële businessprocessen. Een handige add-on is Continia Expense Management voor onkostendeclaraties.

“Een logische toevoeging op toepassingen als elektronische facturatie en Document Capture”, zegt CEO Francis Adams van TCOG. “Het is een mooie oplossing om boekhoudkundige gegevens niet kwijt te spelen. We gebruiken de toepassing intussen ook intern, en bieden hem nu aan onze klanten aan om hen het leven makkelijker te maken. Je bespaart kosten, je wint tijd, je vermijdt fouten en je hebt een gegarandeerde bewijslast voor de belastingcontrole.”

Aangepast aan internationale wetgeving

“Er was behoefte aan een eenvoudige tool om onkosten te registreren”, bevestigt country manager Patrick Nijs van Continia. “We bouwden een oplossing waarmee de boekhouding zelf kan bepalen welke onkostentypes ze beschikbaar maken voor de medewerkers, welke grootboekrekening ze eraan koppelen, welke velden verplicht zijn… Dat kan flexibel worden ingesteld.”

Intussen is Expense Management uitgegroeid tot een matuur, volwassen product met een internationale reikwijdte. “We passen ons aan de wetgeving van elk land aan. Kilometerstanden ingeven is vrij eenvoudig in België: je registreert je kilometers en je krijgt een vergoeding terugbetaald – al wordt dat met het grote aantal bedrijfswagens in ons land wat minder gebruikt. Maar bijvoorbeeld in Ierland en Engeland hangt de vergoeding af van voertuigtype en cilinderinhoud.”

Aangedreven door artificiële intelligentie

“We hebben ook een “per diem” toegevoegd: een oplossing voor de standaardvergoedingen die vanuit de overheid worden toegestaan. Denk aan het rapporteren van vaste kosten voor ontbijt, lunch, avondmaal en hotel zonder dat je daar een bonnetje voor hoeft in te brengen. Je moet enkel kunnen aantonen dat je in die periode in het land aanwezig was voor zoveel dagen voor je werkgever. Dan hoef je niet elk bonnetje in te brengen voor dat verblijf. Voor elk land heeft België specifieke barema’s: als je naar Duitsland reist, zal je meer terugbetaald krijgen dan in Litouwen gaat, omdat daar andere levensstandaarden gelden.”

Expense Management is een vrij simpele app die medewerkers op hun smartphone kunnen installeren of die ze vanuit een browser kunnen raadplegen. “We hebben een platform waarnaar je rechtstreeks e-mails met facturen kan doorsturen. De tool pikt alle data in het ticket op. Artificiële intelligentie wijst de onkosten toe, onder andere op basis van vorige declaraties. We voorzien bankintegraties en plannen volgend jaar een Continia kredietkaart te lanceren. Zo kan je vanuit je banktransacties alles wat met die kaart betaald wordt, linken aan de gebruiker in Business Central.”

Tijdwinst voor gebruiker en boekhouding

Een interessant luik zijn de zogenaamde “settlements” of verzamelingen van onkosten. “Wanneer je een trip naar het buitenland maakt, kan je vooraf een goedkeuring aanvragen voor alles wat je nodig hebt: vlucht, taxi, hotel, diners… Je maakt een raming, en dan kan je daar alle tickets aan toevoegen. Aan het einde van de trip kan je dat dan als één settlement indienen bij de boekhouding.”

De voordelen liggen voor de hand. De boekhouding blijft in controle. Er is tijdwinst voor zowel de gebruiker (die geen Excelwerkblad en bonnetjes moet bijhouden) als de boekhouding (die de gegevens niet meer manueel hoeft in te tikken). Tickets gaan niet langer verloren. “Je bespaart al gauw een dag per maand aan werkuren om al je onkosten te verantwoorden aan je boekhouder: alles rolt gewoon uit het systeem.”

Meer weten over de softwareoplossingen van TCOG? Vraag nu een vrijblijvend adviesgesprek aan!