Is uw ERP systeem de ideale match?
Bedrijven in verschillende sectoren zijn vandaag de dag dynamisch en continu in beweging. Trends en ontwikkelingen volgen elkaar in hoog tempo op, en organisaties moeten snel inspelen op veranderingen in vraag en aanbod.
Tegelijkertijd is de supplychain in veel industrieën complex door het grote aantal verschillende leveranciers, productieprocessen en distributiepunten. Zeker in het moderne digitale tijdperk is er nood aan een geavanceerd en toekomstbestendig ERP systeem om de complexiteit van de supplychain te beheersen, processen te stroomlijnen, voorraden efficiënt te beheren en een naadloze integratie tussen verschillende verkoopkanalen te realiseren.
In 8 stappen naar een toekomstbestendige ERP
Maar hoe gaat u nu te werk bij het selecteren en in gebruik nemen van zo’n modern en toekomstbestendig ERP systeem? Een goed stappenplan gidst u door de verschillende fasen die u moet doorlopen bij het implementeren en succesvol adopteren van een ERP systeem dat niet alleen voldoet aan de huidige behoeften, maar ook voorbereid is op toekomstige ontwikkelingen en groei binnen de modebranche. In dit artikel tonen we u een blauwdruk voor zo’n gestructureerd stappenplan.
Stap 1: De voorbereiding
Zoals elk groot en complex project begint het overstappen naar een nieuw ERP systeem met een gedegen voorbereiding. Breng allereerst in kaart wat u op het vlak van bedrijfs- en IT-doelstellingen nodig heeft om aan uw huidige behoeften te voldoen én de toekomst met vertrouwen tegemoet te gaan.
De basis voor dit traject? Goed identificeren welke bedrijfsprocessen u significant kunt verbeteren. Waar zitten onnodige vertragingen? En waardoor worden die veroorzaakt? Denk bijvoorbeeld aan data die verspreid staat over meerdere silo’s waardoor het medewerkers te veel tijd kost om op het juiste moment alle relevante informatie boven water te krijgen. Start het project met een kick-off van de volledige projectgroep en de werkgroepen. Stel een longlist op van potentiële leveranciers en partners. Een RFI (request for information), een document waarin u vraagt om meer informatie over de ERP oplossingen van diverse leveranciers, is een handig middel om de mogelijkheden te beoordelen.
Stap 2: De selectie
Door het verwerken van de antwoorden en gegevens van de RFI, maakt u van de aanvankelijke longlist een overzichtelijke shortlist. Hierop prijken de ERP oplossingen die het beste beantwoorden aan uw specifieke eisen, wensen en verwachtingen. Een request for information (RFQ) geeft ook inzicht in de kosten van de diverse ERP oplossingen en fungeert als een goede brug naar het organiseren van demo’s.
Een demo biedt kansen om de verschillende kandidaat-systemen in actie te zien. Probeer het aantal demo’s (een stuk of drie) en de hoeveelheid kleine details wel te beperken om informatieoverload en een te complex keuzeproces te voorkomen. Het is tevens aan te raden om meerdere interne stakeholders te betrekken bij deze demo’s. Dit vergroot de betrokkenheid en er ontstaat draagvlak wanneer er een keuze wordt gemaakt. Denk aan key-users of leden uit het MT en/of de directie. In deze fase kunnen ook enkele referenties worden bezocht van de leverancier waar de voorkeur naar uitgaat. Hierdoor vormt u een beeld over het functioneren van de potentiële leverancier in de dagelijkse praktijk en kunnen ervaringen van eerdere ERP implementaties uitgewisseld worden.
Stap 3: De keuze & blueprintfase
De volgende stap is het presenteren van de bevindingen aan de directie waarna een keuze gemaakt kan worden. Als u tot een voorkeursleverancier bent gekomen op basis van de RFI, de demo’s en de referentiebezoeken, is het verstandig om een blueprintfase met elkaar in te gaan. Tijdens dit deel van het traject valideert u de standaard functionaliteit van het ERP systeem met uw processen, krijgt u inzicht in de fits en gaps, en krijgt de potentiële leverancier de kans om u en uw processen in detail te leren kennen waardoor mogelijke issues kunnen worden geconstateerd in plaats van later in het project zelf. Over het algemeen geldt: een goede blueprintfase leidt tot een significant hogere kwaliteit van het project.
Na de blueprintfase kan over het algemeen een veel gerichtere inschatting gegeven worden van de benodigde investeringen voor licenties en diensten. Na het opstellen van de juiste contracten en een goed doortimmerde projectovereenkomst, kunt u overgaan tot het maken van een degelijk projectplan. Een belangrijk onderdeel hiervan is voldoende aandacht voor change management: hoe ondersteunt en begeleidt u uw medewerkers bij het adopteren van een nieuw ERP systeem en het omgaan met veranderende werkwijzen binnen de organisatie?
Stap 4: De inrichting
Na het maken van het projectplan komt een van de spannendste fasen van het stappenplan: de daadwerkelijke inrichting en implementatie.
U vertaalt de bevindingen en specificaties uit de blauwdruk nu naar een minimum viable product. Een MVP vormt de basis voor de verdere perfectionering van het eindproduct. Zo’n MVP is de eerste versie van een ERP oplossing die wordt gepresenteerd aan de klant.
Stap 5: Presentatie en feedback
De volgende stap is de presentatie van het ingerichte systeem (MVP) aan de key-users. Tijdens deze presentatie neemt u de key-users mee door het systeem en de verschillende processen, zodat zij een goed beeld krijgen van de werking. Daarnaast is het essentieel om de processen samen met de eindgebruikers te finetunen om ervoor te zorgen dat alles optimaal functioneert.
Vervolgens moeten de key-users aan het werk in de MVP-versie van het systeem. Het doel is dat zij die uitvoerig testen, zodat ze feedback kunnen geven voor verdere optimalisatie. Om dit te faciliteren, dienen ze al tijdens de MVP-fase met een rekeningschema en een sample set van stamdata (zoals klanten, leveranciers en artikelen) te werken. Bovendien worden ze gevraagd acceptatiecriteria op te stellen en overzichten van gewenste rollen en rechten in het systeem aan te leveren.
Ondertussen wordt er ook gestart met de volledige datamigratie en de inrichting van rollen en rechten binnen het systeem. Tegelijkertijd krijgen de medewerkers gerichte trainingen, zodat ze optimaal voorbereid zijn. De presentatie van de MVP aan de key-users en hun feedback vormen de basis voor verdere perfectionering van het ERP systeem.
Stap 6: Testen en aanvullen
In de UAT-fase (User Acceptance Testing) van een Microsoft ERP implementatie testen eindgebruikers de functionaliteit en processen in de nieuwe ERP omgeving. Ze verifiëren of het systeem voldoet aan de bedrijfsvereisten en of de configuraties en aanpassingen correct functioneren. Fouten en problemen worden gedocumenteerd en opgelost voordat de livegang plaatsvindt. Dit is de laatste kans om te controleren of het systeem klaar is voor gebruik in productie.
Stap 7: Feedback en optimalisatie
In deze fase is het zaak om laatste vragen en opmerkingen te bespreken die gerezen zijn tijdens het testen. Identificeer eerst waar nog eventuele pijn- of verbeterpunten zitten. Vertaal die inzichten (waar mogelijk) naar eventuele workarounds en aanpassingen die zorgen voor een nog betere match tussen ERP oplossing en eindgebruiker.
Stap 8: Acceptatie
Na het doorlopen van de bovengenoemde stappen kunt u de implementatiefase officieel afsluiten. In de acceptatiefase van een Microsoft ERP implementatie wordt het systeem dan formeel beoordeeld door de klant om te bepalen of het voldoet aan alle gestelde eisen en verwachtingen. U als gebruiker accepteert dan het systeem werkt zoals het zou moeten werken, waarna de Go-live kan plaatsvinden.
Hoe helpt TCOG bij een toekomstbestendig ERP systeem?
De bovengenoemde stappen en vereisten bieden een goede leidraad voor het selecteren en in gebruik nemen van een toekomstbestendig ERP systeem. Als TCOG helpen we u hier graag bij. Met Microsoft Dynamics 365 Business Central, volgens Forbes momenteel het beste en uitgebreidste ERP pakket op de markt, krijgt u complete functionaliteit in één geïntegreerd systeem. Business Central is bij ons bovendien uit te breiden met LS Retail, een toonaangevende en uitgebreide retailsuite die wereldwijd gebruikt wordt door ruim 7100 retailers. Daarnaast werken we samen met diverse toonaangevende fulfillmentpartijen in onder andere de modebranche.
Wilt u meer weten over de mogelijkheden die een geavanceerd en toekomstbestendig ERP systeem biedt? Neem gerust vrijblijvend contact met ons op of vraag een gratis adviesgesprek aan.
