10 succesfactoren bij Microsoft ERP implementaties 

Succesfactoren voor een geslaagde ERP

1. Duidelijke strategische doelen en scope

Een succesvolle ERP implementatie begint met een helder gedefinieerde strategie en doelen. Dit houdt in dat de klantorganisatie van tevoren goed bepaalt wat ze met het ERP systeem wil bereiken, zoals verbeterd voorraadbeheer, gestroomlijnde financiële processen of beter inzicht in data. Deze doelen moeten realistisch en meetbaar zijn, zodat het projectteam tijdens en na de implementatie de voortgang kan evalueren en de verwachte voordelen kan controleren​.

Het is ook essentieel om een duidelijke projectscope vast te stellen tijdens een Blueprint fase. Dit betekent dat alle betrokken partijen begrijpen wat wel en niet binnen het project valt, waardoor onbedoelde uitbreiding van scope gedurende het project kan worden voorkomen. Dit helpt om de implementatie binnen de afgesproken tijd en budget te houden​.

2. Kies de juiste partner

De keuze van een implementatiepartner is cruciaal voor het succes van een ERP implementatie. Bedrijven moeten een partner selecteren die ervaring heeft in de specifieke sector en die aantoonbare successen kan laten zien met vergelijkbare projecten. TCOG, met expertise in fashion, retail, hospitality en industry, is goed gepositioneerd om te voldoen aan de behoeften van bedrijven in deze sectoren en biedt een stevige organisatie van 100+ FTE in 3 landen waardoor continuïteit geborgd is. Het voordeel van een stevigere partner is dat men beter uitgerust is om klanten te ondersteunen bij de continue updates vanuit Microsoft, testwerkzaamheden, quality assurance en development omdat men over het algemeen veel meer technische kennis in huis heeft.

Een goede partner helpt niet alleen bij het in kaart brengen van de bedrijfsprocessen en het configureren van het systeem zodat het goed aansluit bij de bedrijfsdoelen​, maar ook bij de opzet van technische koppelingen en het opzetten van krachtige BI rapportages.

3. Betrokkenheid van het management en key-users

Een ERP implementatie vereist een sterke betrokkenheid van het management en key-users binnen de organisatie. Het management moet de implementatie actief ondersteunen en de nodige middelen beschikbaar stellen. Daarnaast moeten key-users, die de dagelijkse processen van de organisatie goed begrijpen, betrokken worden bij de inrichting en testfasen van het systeem. Dit zorgt ervoor dat het systeem goed aansluit bij de werkelijke bedrijfsprocessen en verhoogt de kans op een succesvolle adoptie door de eindgebruikers​.

4. Realistische tijdlijnen en fasering

Een van de veelvoorkomende redenen waarom ERP implementaties falen, zijn onrealistische tijdlijnen of verwachtingen. Het is belangrijk om voldoende tijd in te plannen voor elke fase van het project, van het ontwerp en de configuratie tot aan de testfase en de uiteindelijke livegang. Een gefaseerde aanpak, waarbij het ERP systeem stapsgewijs wordt geïmplementeerd, kan risico’s beperken en zorgt ervoor dat het projectteam tijdig kan bijsturen wanneer er problemen opduiken.

ERP geldt als één van de meest complexe disciplines binnen IT en is bovendien de financiële en logistieke backbone van een organisatie. Het feit dat financieel en logistieke processen door inzet van ERP met elkaar geïntegreerd worden, heeft veel bewezen voordelen, maar betekent ook automatisch meer complexiteit. Tijdens een implementatietraject moet daarom voldoende rekening gehouden worden met de complexiteit en impact van dergelijke trajecten.

5. Effectief verandermanagement

Het invoeren van een nieuw ERP systeem gaat gepaard met veranderingen in de manier van werken binnen een organisatie. Dit kan weerstand oproepen bij medewerkers die gewend zijn aan de oude systemen en processen. Het is daarom essentieel om aandacht te besteden aan verandermanagement. Dit houdt in dat medewerkers tijdig worden geïnformeerd over de veranderingen, getraind worden in het gebruik van het nieuwe systeem en dat er een ondersteuningsstructuur is voor vragen en problemen na de livegang​.

6. Grondige data-migratie en integratie

Data is het kloppend hart van een ERP systeem. Een succesvolle implementatie vereist een zorgvuldige migratie van gegevens van het oude naar het nieuwe systeem. Dit proces moet nauwgezet worden gepland en uitgevoerd om ervoor te zorgen dat er geen data verloren gaat en dat de gegevens correct worden overgedragen. Daarnaast moet het nieuwe systeem goed geïntegreerd worden met andere systemen die binnen de organisatie worden gebruikt, zoals fulfilment partners, e-commerce platforms of loyaliteitssystemen​.

7. Opleiding en training

De adoptie van een nieuw ERP systeem staat of valt met de mate waarin medewerkers goed zijn opgeleid om het systeem te gebruiken. Investeren in uitgebreide training voor alle gebruikers is daarom een kritieke succesfactor. Deze training moet niet alleen plaatsvinden voorafgaand aan de livegang, maar ook doorgaan na de implementatie om ervoor te zorgen dat medewerkers optimaal gebruikmaken van alle functionaliteiten van het ERP systeem.

8. Continue optimalisatie na livegang

Een ERP implementatie is niet voltooid na de livegang. Het systeem moet voortdurend worden geoptimaliseerd om zich aan te passen aan veranderende bedrijfsbehoeften en technologische ontwikkelingen. Dit vereist een lange termijn samenwerking met de implementatiepartner en een intern team dat verantwoordelijk is voor het beheer en de doorontwikkeling van het systeem​.

9. Focus op standaardisatie waar mogelijk

Een implementatie van een ERP systeem als Microsoft Dynamics 365 Business Central biedt de mogelijkheid om processen te standaardiseren. Immers zijn processen in een ERP systeem ingericht op basis van vele best practises. Processen niet willen veranderen gaat leiden tot maatwerk, wat kan leiden tot hoge kosten en complexiteit bij toekomstige upgrades. Het is vaak beter om waar mogelijk gebruik te maken van de standaardfunctionaliteiten van het systeem. Bovendien zijn er binnen het Microsoft platform allerlei mogelijkheden om zaken te standaardiseren. Zo zijn er duizenden apps voor Business Central in de Appstore (Microsoft Appsource) beschikbaar die extra standaard functionaliteit bieden zonder dat hiervoor maatwerk geschreven hoeft te worden.

10. Verwachtingsmanagement

Het laatste, maar zeker niet het minst belangrijke aspect, is het effectief managen van verwachtingen binnen de organisatie. Een ERP systeem is geen wondermiddel dat alle problemen oplost. Sterker nog, bij overgang van bijvoorbeeld een maatwerkoplossing naar een standaardoplossing zoals Business Central, zullen gebruikers in eerste instantie mogelijk zelfs het gevoel hebben om in eerste instantie een stap terug te zetten. Immers nemen zij afscheid van het maatwerkjasje dat 100% custom voor hen is gebouwd en zullen ze zich moeten conformeren aan de standaard die beschikbaar is. Dit kan voor hen mogelijk betekenen dat zij in hun proces een stap extra moeten zetten. Wat zij vaak in veel mindere mate zien, is het voordeel voor de algehele organisatie: de verbeterde efficiëntie over de gehele keten van processen, de weggevallen kosten voor maatwerk, het verlaagde risico, de verminderde afhankelijkheid van één of meer personen of partijen en de voordelen van de continue updates.

Het is belangrijk om realistische verwachtingen te scheppen over wat het systeem kan bereiken en welke inspanningen hiervoor nodig zijn. Dit helpt om teleurstellingen te voorkomen en zorgt ervoor dat de focus blijft liggen op de daadwerkelijke verbeteringen die het systeem kan bieden.

Conclusie

Het succesvol implementeren van een ERP systeem zoals Microsoft Dynamics 365 Business Central vereist zorgvuldige planning, betrokkenheid van het management, en een gedisciplineerde aanpak. Door aandacht te besteden aan de bovengenoemde succesfactoren kunnen organisaties in de fashion, retail, hospitality en industry business hun kans op een succesvolle implementatie aanzienlijk vergroten.

TCOG biedt hierbij de expertise en ondersteuning die nodig is om deze complexe trajecten tot een goed einde te brengen, zodat bedrijven kunnen profiteren van een gestroomlijnde en efficiënte bedrijfsvoering. Vraag nu uw vrijblijvend adviesgesprek aan.